T -1

“Today is the day”. Vrijdag ochtend hebben we 4 XHTML template en een default Drupal installatie waarin alle content types, en een deel van de content voor de site zit. De vraag: kunnen Pieter-Jan en Hannes, onze 2 Drupal ninja’s, op één dag tijd de volledige site implementeren?

Ik heb er veel vertrouwen in. Beide developers zijn al bijna een jaar bij ons, en werken dedicated op Drupal projecten. Ze zijn beiden echt, echt goed in wat ze doen. Maar één dag, is ook echt echt weinig. Ik heb zelf de hele dag afspraken buiten huis, en kan slechts sporadisch via telefoon de voortang van het werk opvolgen. Misschien is dat wel een deel van het succes van die dag. Wanneer ik ‘s avonds op kantoor kom, staat een volledig afgewerkte Drupal site met Invest-templates te blinken. Ik kan niet genoeg zeggen hoe sterk ik onder de indruk ben.

Het weekend

Ik ga vol vertrouwen het weekend in. Het is duidelijk dat er nog werk is zoals het inputten van de content, en het verfijnen van de templates. Maar dat zijn zaken die ik volledig zelf kan doen. Zaterdag werk ik een hele dag samen met onze contactpersoon bij de Kanselarij aan de site. We checken content, verbeteren de layout en voegen foto’s & video’s toe.

Zaterdag avond worden ook de video-testimonials aangeleverd. Ze vormen een sleutel-onderdeel van het hele concept. Proper gemonteerd vertellen 3 minister presidenten en 4 CEO’s van buitenlandse bedrijven met vestiging in ons land waarom ze in België investeren. Enkele minuten laten zitten ze mee in de site. Gelukkig kan ik nu en dan telefonisch nog beroep doen op onze Drupal-experten. Mijn “knip en plak” kennis van PHP reikt niet echt ver.

Ook zondag werk ik verder om de laatste puntjes op de spreekwoordelijke “i” te zetten. De Google Map krijgt vorm en de laatste adressen worden aangeleverd. Alles is klaar voor de lancering maandag. De DNS switch wordt gemaakt en de tijdelijke splash pagina gaat online. Mijn eerste rustige nacht in meer dan een week kan beginnen.

De lancering

Maandag blijf ik zelf in Gent op kantoor om de lancering van de site van daaruit te coördineren. Een collega gaat naar Brussel om daar indien nodig technische assistentie te geven. Rond 10u komt het bericht dat de internet-aansluiting in de zaal werkt en dat iedereen nerveus, maar vol vertrouwen afwacht. De presentatie lijkt probleemloos te verlopen en om 10u30 haal ik de splash pagina weg.

Voor de zekerheid heb ik de caching functie van Drupal geactiveerd. Hoewel dat waarschijnlijk niet nodig is, wil ik niets aan het toeval overlaten. In de loop van de namiddag lopen de eerste reacties binnen. De opdracht lijkt, voorlopig, volbracht. Ik mijn achterhoofd heeft zich ondertussen al een nieuw to do lijstje voor fase 2 van het project gevormd. De site moet immers voor het einde van deze maand in 3 nieuwe talen online staan. En enkele scherpe kantjes van de snelle implementatie moeten zo snel mogelijk worden weggewerkt. Nog diezelfde week zit ik opnieuw in Wetstraat 16 voor een debriefing en planning van de volgende fase.

Politiek

Meestal probeer ik politiek, in elke zin van het woord, uit mijn projecten te weren. Maar dat is nogal moeilijk als je een project doet voor de eerste minister. Terwijl wij verder werken aan de site, woedt de discussie over de notionele intrest aftrek, een van de peilers van de campagne, volop in de media. Onwillekeurig probeer ik in te schatten of en hoe dit een impact kan hebben op het project. Zal men de campagne vroeger willen lanceren, om zo iedereen voor te zijn die de aftrek volledig wil afvoeren? Of zal men in tegendeel de hele campagne afblazen om niet op zere politieke tenen te staan, amper een week voor de samenstelling van een nieuwe regering. Toch maar even het avondnieuws meepikken voor ik verder werk.

De kritische laatste week begint, en voorlopig is er nog geen zicht op een finaal design, of definitieve teksten voor de site. Bij de klant begint begint het stress-niveau nu te stijgen. Dit is meestal het moment in een project waarop de paraplu’s boven komen. Mailtjes worden dan heen en weer gestuurd om, in het geval alles toch echt mis zou gaan, de eigen partij netjes in te dekken. De veelheid van partijen in dit project, doet dit risico alleen maar stijgen. Er hangt echter voor alle partijen te veel van af, en de deadline missen is gewoonweg geen optie. Ik hang nu elke dag uren aan de telefoon om de verschillende partijen min of meer op elkaar afgestemd te houden.

T -2

Donderdag 6 maart. Nog twee werkdagen te gaan voor de lancering van de website, en er is … nog iets. Maar dan beginnen de verschillende puzzelstukken plots razendsnel in op hun plaats te vallen. De Kanselarij neemt het initiatief voor het afwerken van de content van de site over. Daarvoor wordt het team van 15 medewerkers van de Belgium.be portaalsite ingeschakeld. Op één dag schrijven deze mensen alle teksten voor de site. Donderdag-avond vertrekken ze naar de vertalers, en vrijdag, in de loop van de namiddag, beginnen eindelijk de eerste finale teksten voor de site binnen te lopen.

Eveneens donderdag ochtend start onze XHTML-guru, Jasper, aan het opknippen van de nu goedgekeurde designs voor de homepage en de subpagina’s van de site. Op amper één dag tijd zet hij de designs van 4 subpagina’s om in “rock-solid” XHTML/CSS2. Ik begin terug licht te zien aan het einde van de tunnel als zijn ZIP-file met XHTML bestanden binnen rolt.

Er spelen op dat moment nog steeds twee scenario’s in mijn hoofd. Plan A: Onze Drupal specialisten kunnen de XHTML templates in één dag in Drupal gooien. Plan B: Ik bouw de site statisch op basis van Dreamweaver in het weekend.

Deel 4 binnen enkele dagen beschikbaar. Schrijf je in op mijn RSS feed om het 4de deel automatisch te ontvangen.

Campagne & design

Op maandag 25 februari ben ik aanwezig op een meeting bij Ogilvy. De toon van de campagne en de plaats van de website in het geheel worden verder toegelicht. Het finale grafische materiaal voor de website blijkt nog niet beschikbaar. Misschien donderdag. Ik voel een flink timing probleem opduiken en wil niet afhankelijk blijven van een tijdige aanlevering van het materiaal.

Ik beslis de grafisch designer toch aan het werk te zetten, op basis van de designs die door Ogilvy werden voorgesteld in hun pitch voor het project. Ik wil niet wachten op het finale grafische materiaal. Dat blijkt, zo zal een week later blijken, de juiste beslissing. Ondertussen raakt bekend dat de datum voor de persvoorstelling van de campagne vast ligt: maandag 10 maart. De klok begint af te tellen.

Voor de uitwerking van het grafische design kan ik rekenen op onze vaste partner Prophet. We werken al ruim 3 jaar met hen samen, en hun designstudio is sterk, professioneel en zeer snel. De voorstellen volgen elkaar zeer snel op, ze worden positief ontvangen door de klant, maar finale goedkeuring van de designs blijft uit. Uiteindelijk wordt het finale voorstel voor het design van de homepage aangeleverd op dinsdag 4 maart. Via de Kanselarij komt het in de mailbox van de eerste minster zelf terecht. Die zal het woensdag ochtend voorleggen aan de minister presidenten van de 3 regio’s. Als zij hun zegen geven, is het voorstel definitief goedgekeurd. Er resten ons dan nog 3 werkdagen om de site op poten te zetten.

Inhoud

Bij het opmaken van de offerteaanvraag voor de website, heeft de Kanselarij een op het eerste zicht vreemde keuze gemaakt: de technologie en de inhoud van de website worden als één opdracht aanzien. Een geïntegreede aanpak die bij verschillende andere aanbieders op onbegrip stuit maar waarop Globesee en wij een stevig en volledig antwoord kunnen bieden.

Toch loopt de inhoudelijke invulling van de site niet van een leien dakje. Iedereen is het erover eens dat de huidige site inhoudelijk te zwak is, maar het blijft zoeken naar een goed nieuw inhoudelijk concept waarover iedereen het eens is. Als in het weekend van 1 maart de eerste teksten terug komen van de copywriter, blijken die heel sterk af te wijken van de boodschap die in de offline campagne wordt meegegeven. Ze zijn helemaal onbruikbaar. Ondanks de druk van alle kanten om snel in te grijpen, beslis ik nog 3 dagen te wachten in de hoop dat de juiste inhoudelijk toon toch zal gevonden worden.

Het is 20 februari 2008 als eindelijk het verlossende nieuws komt. De Kanselarij van de Eerste Minister heeft de opdracht voor het uitbouwen van een nieuwe website ter ondersteuning van de internationale campagne “Invest in Belgium” toegekend aan dotProjects en Globesee. Nog diezelfde namiddag stuif ik naar Wetstraat 16 voor een kickoff meeting.

Enkele weken eerder heb ik samen met de CEO van Globesee een weekend doorgewerkt om een voorstel te maken als antwoord op de offerteaanvraag. Met de “Invest in Belgium” campagne wil de federale overheid het imago van ons land bij investeerders opnieuw op peil brengen na de moeilijke politieke periode. De uitwerking van de campagne zelf, een TV-spot en krantenadvertentie, wordt toegekend aan het reclamebureau Ogilvy. Hun werk zal de basis vormen voor de look&feel van de site. Daarnaast wordt een tram op pad gestuurd om video-testimonials op te nemen die mee op de site zullen verschijnen.

De deadline voor het project is heel scherp. De campagne zal de eerste week van maart gelanceerd worden. En de site wordt de centrale draaischijf van de campagne. We hebben aangeboden op basis van het open source CMS Drupal. Ons team is zeer bedreven in de implementatie van Drupal sites.

Ter voorbereiding van de implementatie laat ik alvast een prototype opzetten. Dat is een default Drupal installatie, voorzien van enkele extra modules die we graag gebruiken, een menu-structuur, en de nodige content types voor de implementatie van het project. Zo’n prototype laat ons toe om zeer snel iets te tonen, en ook al content te laten invullen door onze webmasters.

Deel 2 binnen enkele dagen beschikbaar. Schrijf je in op mijn RSS feed om het 2de deel automatisch te ontvangen.